勤務表作成支援システム 使用説明書

本システム（Work ASsignment Helper、以下"WASH"）は、複雑な業務形態における勤務表作成をMicrosoft(R) Excel上でより効率的に行うことを目的として制作されました。
主な特長は以下の通りです。

1.　勤務表基本形の自動作成機能

2.　業務割当状況の自動集計機能

3.　配布用書類の自動作成・印刷機能

WASHは以下のファイル群で構成されています。

ひな型ファイル（以下「ひな型」。標準ではform.xls）

勤務表の週間基本パターン・週間の業務定数表・休日や年間行事予定・当直予定表を登録するためのファイルです。

基本勤務表自動作成用ファイル（標準ではtemplate.xls）

ひな型を元に目的の月の勤務表ファイルを自動作成するためのファイルです。

配布用勤務割当表セット自動作成用ファイル（標準ではpublish.xls）

勤務表完成後に各部署に配布するための書類ファイルを自動作成・印刷するためのファイルです。

1. WASHはVisual Basic for Applications(VBA)マクロプログラムを利用していますので、あらかじめExcelでメニューの「ツール」→「マクロ」→「セキュリティ」でセキュリティレベルを「中」に設定して署名なしのマクロを有効にしておく必要があります。各ファイルを開くときはダイアログボックスでマクロを有効にするかどうか尋ねられますので、「有効」を選んでください。
2. 不用意な編集による誤動作を防ぐために自動作成用ファイルの大半のシートはプログラムで保護されていますが、その他のファイルも含めて背景色が赤色になっていたり太字で書いてある項目が含まれる領域の削除や変更は「絶対に」行わないでください（エラー・意図しない動作の原因になります）。　行ってしまった場合は直後であれば「やり直し」(Ctrl+Z)を行うか、一旦「ファイルを保存せずに」Excelを終了してください（原本ファイルのバックアップを取ることをお勧めします）。　表示・印刷の必要がない行・列はその全体を選択した上でコンテキストメニューの「表示しない」から非表示にしてください。
3. WASHの著作権は作者にあります。プログラムソースを改変してご使用頂くのは自由ですが、改変されたファイルの再配布はご遠慮ください。
4. WASHで使用している略号などは作者の所属する部署の仕様になっております。各施設の環境に合わせたカスタマイズにはできるだけ対応させて頂きたいと考えておりますので、ご希望の方は作者までご連絡ください。

1.　ひな型を開きます。

2.　「勤務表」シートのA〜C列には医局員名を入力します（区別は下記）。
　E〜AB列は各曜日の勤務パターンとなります（うち、S列以降は平日が祝日となる場合のパターンです）。　医局員ごとに、勤務の種類を示す略号を入力してください（午前・午後に1つずつ割り当てることができます。　欄が小さいので略号はできるだけ1文字にした方がよいです）。　なお、研究日は「R」の文字を、外勤については「定数」シートで定義する各施設名の略号を入力してください。　特に事前に業務の定まっていない日の欄には「F」と記入しておくと勤務割当集計時に空き人員数を表示できます（後述）。　また、奇数週（偶数週）のみ割り当てる業務については「○○/x」（「x/○○」）と入力しておくと、勤務表ファイルでは必要な週のみ「○○」の部分が自動的に残ります。必要のない週は「F」、(学外)以下の行は空白になります。　(duty集計欄)以下の行はリアルタイム確認用の各曜日業務集計欄になっています（「ローテP」の行を除き数式です）。　使用する略号のルールに合わせ、この欄も変更してください。

3.　「定数」シートには、各曜日・業務（施設）ごとの必要人員の定数を記入します。
　「定数・当直枠」表のA列に各業務（施設）の略号、右には曜日ごとの定数を入力します（表の右半分は平日が祝日となる場合のオンコール割当用です）。　「P」と入力すると勤務表では前の日と同じ数が入ります（「隔週で、かつ2日以上連続」などのパターンの時にお使いください）。　隔週など毎週以外のパターンがある場合は、右の「毎週以外のパターン」欄にパターン名（アルファベット）と週ごとの定数を定義し、「定数・当直枠」表の該当セルに人数の代わりにパターン名を記入します。　この表の内容は書式も含めて勤務表ファイルにコピーされますので、隔週の場合などは注意を喚起するために背景色などを変えることをお勧めします。
　「オンコール」表には、定期オンコールのある施設の略号を記入します（勤務表印刷時の欄外備考・配布用書類の派遣スケジュール表に反映されます）。　曜日ごとに左詰で入力してください。　（備考）以下の行はこのまま勤務表ファイルの「定数」・「割当状況」シートの備考欄にコピーされますので、隔週・スポットの依頼など注意・周知すべき事項がある場合にご利用ください。

4.　「行事予定」シートには休日（国民の祝日・施設特有の休日など）・学会などの年度行事予定を記入します。
　「国民の祝日」欄については、春分の日・秋分の日以外は祝日法改定がない限り基本的に編集は不要です。　ハッピーマンデー（第○月曜と定められた祝日）は「1/M2」のように月と週数の間に「/M」を入れて記入します（先の例は「1月の第2月曜日」を意味します）。　振替休日・国民の休日は勤務表ファイル作成時に自動的に対応しますのでここで入力する必要はありません。　「国民の祝日」タイトル右横のセル（B2）には年度の数字を入力してください（勤務表ファイル作成時に目的の年月が年度から外れていると警告が出て作成を中止します）。
　休日の名称を「(」で始めると、その名前は勤務表へはコピーされず、勤務表ではその日の全項目が緑色で表示されます（年末年始期間などの表記に使います）。　また、同じ日付の休日・予定を複数行に記入した場合、一番上に記入された行が有効になります。
　「行事予定」欄に書かれた項目は勤務表の日付欄すぐ下の行へコピーされます（学内・学外の区別も可能です）。

5.　これでひな型の作成は終了です。

1.　基本勤務表自動作成用ファイルを開きます。　前章2.で略号を変更した場合は、「勤務表」シートの右端にあるリアルタイム確認用個人業務集計欄（数式含む）をそれに応じて手直しし（誤操作防止のためシートが保護されていますので、変更前にメニューの「ツール」→「保護」→「シートの保護」から保護を解除してください）、一旦ブックを保存してください。

2.　「内部設定」シートの「非公表文字」以下の表には、勤務表シートの編集中にのみ使用する略号を登録してください（この文字は公開用勤務表ファイルでは自動的に省かれます…後述）。　また、当直後に可能な業務の略号についても、ここで登録しておいてください（既定ではR・F・V・X・xが登録されています）。　これは後述の当直日強調表示機能に影響します。

3.　「初期設定」シートの「ひな型ファイル名：」の右側のセルにひな型ファイル名が正しく入力されていることを確認し、下の「開始する」ボタンを押してください。

4.　ダイアログボックスで作成する年月を尋ねられますので、目的の年月を入力してください（標準では60日後の年月が表示されます）。

5.　次のダイアログボックスでは勤務表に収める最終日を入力します（標準では目的の月の末日が表示されます）。　12月分で翌年始めの数日の分まで決めないといけない時など、場合に応じて変更してください。　但し、収められる日数は40日が限度です（それ以上となる日付を入力すると年月の入力からやり直しになります）。

6.　あとは前章で作成したひな型に基づき、目的の月の基本的な勤務表・業務定数表が自動的に作成されます。　ひな型で「その他の休日」に指定した日は、勤務表の文字は緑色で表示されます。

7.　作成が終了すると、「（目的の年月）.xls」の形でファイルを保存する旨メッセージが表示されます。　「OK」ボタンを押すと新しいファイル名（年月.xls。既に存在する場合は年月の後ろに番号が付加されます）で保存されます。　「キャンセル」を押すとブックを保存せずに閉じます。

1.　前項で作成したファイルを開きます。

2.　自動作成した業務定数表に変更の必要があれば「定数」シートを開いて該当欄の定数を書き換えます。　学会などで派遣を断る場合は数字の代わりに「X」を入力してください。　なお、ひな型の定数表で「P」とされた部分が月初めにあたる場合は前日（＝前月末日）の定数を参照できないため該当欄が「?」となりますので、該当欄の書き換えが必要です。
　ローテーター数を入力する欄が「割当状況」シートの右上にありますが、これはメモとしてご利用ください（プログラムからは参照されません）。

3.　「勤務表」シートで実際の勤務を調整します（リアルタイム確認用に日・個人の業務集計欄がそれぞれシートの下・右端にありますのでこれを参考にしてください）。　この段階で人員の増加があった場合は医師名欄の中で行のコピー・挿入、減少の場合は該当行の削除を行ってください。なお、休暇の日は平日の場合のみ「V」と表記してください（後の集計のため。休日に書き込んだ場合配布用ファイル作成時に「x」と修正されます）

4.　当直の欄に入力する名前はB列で定義した表記を入力してください（存在しない名前を入力すると集計時にエラーが出ます）。　当直は3種類まで（標準では「麻酔当直」「ICU当直」「医長当直」）、1日に2名まで設定可能です（標準では各種類ごとに1行ずつしか表示しない設定になっていますので、1日に2名必要な場合は当直欄の行全体を選択してコンテクストメニューから「再表示」を行ってください）。　各医師の当直日・翌日の勤務をチェックするには、メニューの「勤務表」→「当直日強調表示」を選択すると下図のように医師の当直日が黄色、翌日が割当の内容に合わせて青色または赤色の背景で表示されます。　もう一度同じ操作を行うか、ファイル保存時に「背景色の変更を保存しますか？」ダイアログボックスで「いいえ」を選択すると強調は解除されます。

5.　勤務・当直の割当状態をチェックするには、メニューの「勤務表」→「勤務集計（当直集計）」を選択します（「割当状況」シートを開き、右側の「勤務割当をチェック」「当直数をチェック」ボタンを押してもできます）。　自動的に割当状態が集計され、「割当状況」シートに一覧が表示されます。

6.　勤務表がひとまず完成したらメニューの「勤務表」→「勤務表案作成」（公開前チェック用ファイル）・「チェック版作成」（公開チェック用ファイル）、「最終版作成」（最終配布用ファイル）を用途に応じてそれぞれ選択します。　勤務割当状態が改めてチェックされ（不備があるとその旨表示されますが、無視して進めることも可能です）、それぞれの目的に応じて自動生成されたファイル名で勤務表ファイルと同じフォルダに保存されます。　この際、「勤務表」シートの印刷範囲は自動的に下・右の集計用の部分を除いた必要な部分だけが選択され、左のフッターには曜日ごとの定期オンコールのある施設名が記載されます。　また、「F」と入力されたセルは自動的に「R」（研究日の意味です）に置換され、「内部設定」シートの「非公表文字」表に登録した文字も同じく自動的に勤務表シートから省かれます（内容が完全一致するセルのみ）。　「チェック版作成」を選択した場合は印刷時に欄外に「チェック版」の文字が入ります。

1.　配布用書類自動作成用ファイルを開きます。　初めて使うときは「病院データ」シートを開き、以下の必要事項を入力してファイルを保存しておきます（データが存在しないと自動作成時に指摘され終了します）。

2.　あとは同ファイルを開き、「セット作成・印刷」シートで「全書類を作成」ボタンを押すとファイル選択のダイアログボックスが開きますので読み込む勤務表ファイルを指定すると自動的に以下の配布用書類が各シートに作成されます。作成終了後に新しいファイル名（「病院データ」シートで指定した生成ファイル名+年月.xls。既に存在する場合は年月の後ろに番号が付加されます）で保存するかどうか聞かれますので、「はい」を選択します。

3.　（新しいファイル名）で保存された配布用書類自動作成用ファイルを開き、「セット作成・印刷」シートで「全書類を印刷」ボタンを押すと全ての配布用書類が一括で自動的に印刷されます。